Email handtekening maken: de complete gids (met voorbeelden)
Fotografen zijn visueel ingestelde ondernemers. Vooral als je emails gaat sturen is het belangrijk dat je handtekening er goed uit ziet! In dit artikel leggen wij uit wat een mooi en goede email handtekening maakt. En wat de valkuilen hiervan zijn?
Wat is een email handtekening?
Een email handtekening is het stukje tekst (en eventueel afbeelding) dat automatisch onderaan je mails wordt geplaatst. Het bevat meestal je naam, functie, bedrijfsnaam en contactgegevens. Voor fotografen is dit extra belangrijk, want het is vaak het eerste wat een potentiele klant van je ziet nadat je reageert op een aanvraag.
Een goede handtekening in je mail geeft direct vertrouwen. Het laat zien dat je professioneel bezig bent en dat je makkelijk bereikbaar bent. Toch zien we vaak dat fotografen hier weinig aandacht aan besteden, of juist te veel waardoor het een rommeltje wordt.
3 soorten email handtekeningen
Je kan je email handtekening in 3 soorten onderscheiden. Ieder soort heeft zijn eigen voor- en nadelen.
1: Tekstuele handtekening
Het is de meest simpele en effectieve handtekening. Je zet je naam en contactgegevens er in en je bent klaar. Nadeel is dat het er visueel niet aantrekkelijk eruit ziet. Maar het werkt wel altijd, in elke mailclient en op elk apparaat. Als je net begint is dit prima om mee te starten.
Voorbeeld:
Met vriendelijke groet,
Anna Jansen Fotograaf | Anna Jansen Fotografie 06-12345678 | info@jouwfotografie.nl www.jouwfotografie.nl
2: HTML opgemaakte handtekening
Deze variatie is wat ons betreft de beste van alle drie. Omdat we hiermee de simpelheid van tekst en in combinatie met wat visuele aspecten kunnen we hiervoor hele mooie handtekening creeren. Je kan er je logo in verwerken, social media icoontjes toevoegen en kleuren gebruiken die bij je huisstijl passen.
Echter is er een groot nadeel! Het is erg moeilijk om zelf te maken en nog moeilijker om ze altijd hetzelfde eruit te laten zien. Ziet het er goed uit in Gmail? Hoe zit het in Outlook? En mobiel? Gelukkig zijn er tegenwoordig gratis tools die het je een stuk makkelijker maken.
3: Volledige afbeelding als handtekening gebruiken
Deze variatie wordt veel gebruikt. Het is makkelijk te ontwerpen. Je ontwerpt de handtekening in Canva en exporteert het in een jpeg bestand. Klaar! Alles ziet er goed uit en verspringt niet.
Echter is er een grootste nadeel: de grootte van deze afbeelding kan ervoor zorgen dat je mail groter wordt dan de echte inhoud. Ook worden deze handtekeningen vaak als bijlagen ingevoegd en ziet de ontvangende kant de mail ook met een bijlage. Terwijl er geen bijlage mee gestuurd is. Dit kan verwarring zorgen en is niet prettig voor de ontvangers. Ook is het een gemiste kans als een van je klanten jouw contactgegevens wilt opzoeken. Tekst in een afbeelding is niet klikbaar en niet kopieerbaar.
Email handtekening maken in Gmail
Gmail maakt het redelijk makkelijk om je handtekening in te stellen. Zo doe je het:
- Open Gmail en klik rechtsboven op het tandwiel icoon (Instellingen)
- Klik op Alle instellingen bekijken
- Scroll naar beneden tot je het kopje Handtekening ziet
- Klik op Nieuwe maken en geef je handtekening een naam
- Typ je gegevens in het tekstveld. Je kan hier ook je logo of foto invoegen via het afbeelding-icoon
- Stel onderaan in bij welke mails de handtekening standaard moet worden gebruikt (nieuwe mails en/of antwoorden)
- Scroll helemaal naar beneden en klik op Wijzigingen opslaan
Tip: Wil je een mooiere opmaak? Maak je handtekening eerst in een gratis tool zoals e-mailhandtekening.be en kopieer het resultaat naar het Gmail handtekening-veld. Zo krijg je een professionele HTML handtekening zonder zelf te hoeven coderen.
Email handtekening instellen in Outlook
In Outlook werkt het net iets anders dan in Gmail:
- Open Outlook en ga naar Bestand > Opties > E-mail
- Klik op de knop Handtekeningen
- Klik op Nieuw en geef je handtekening een naam
- Typ je gegevens in het bewerkingsveld. Je kan hier ook afbeeldingen en links toevoegen
- Kies bij Standaardhandtekening kiezen bij welk e-mailaccount en bij welk type bericht (nieuw of antwoord) de handtekening moet worden gebruikt
- Klik op OK
In de nieuwe versie van Outlook (web) ga je naar Instellingen > E-mail > Opstellen en beantwoorden. Daar vind je dezelfde handtekening-opties.
Wat zet je in een professionele email handtekening?
We zien vaak dat mensen of te weinig of juist te veel informatie in hun handtekening zetten. Hier is wat je er minimaal in wilt hebben:
- Je volledige naam
- Je functie of specialisatie (bijv. "Bruidsfotograaf" of "Newborn & Lifestyle fotograaf")
- Je bedrijfsnaam
- Telefoonnummer
- Link naar je website
Optioneel maar handig:
- Je logo (niet te groot, max 100px breed)
- Link naar je Instagram of Facebook
- Een korte tagline
- Je KvK-nummer (als je zakelijk mailt is dit zelfs verplicht)
Veelgemaakte fouten bij email handtekeningen
Na jaren fotografen te mogen helpen met hun bedrijfsvoering zien we een paar fouten steeds terugkomen:
- Te grote logo's of afbeeldingen - Hierdoor wordt je mail onnodig zwaar en kan het in sommige mailprogramma's als bijlage verschijnen
- Te veel informatie - Je hele levensgeschiedenis hoeft er niet in. Hou het kort en relevant
- Geen werkende links - Test altijd of je website-link en social media links klikbaar zijn en naar de juiste pagina gaan
- Andere kleuren dan je huisstijl - Je handtekening moet aanvoelen als een verlengstuk van je merk
- Geen handtekening bij antwoorden - Vergeet niet om ook bij antwoorden en doorgestuurde mails je handtekening in te stellen
Meerdere handtekeningen gebruiken
Wat veel fotografen niet weten is dat je meerdere handtekeningen kan instellen. Dit is handig als je bijvoorbeeld:
- Een uitgebreide handtekening wilt voor nieuwe mails en een kortere voor antwoorden
- Verschillende handtekeningen wilt per type shoot (zakelijk vs. prive)
- Een handtekening met actie wilt voor offertes (bijv. met een link naar je boekingspagina)
In zowel Gmail als Outlook kan je meerdere handtekeningen aanmaken en per situatie wisselen.
Email handtekening in je CRM
Het meest optimale is toch de HTML variatie. Echter is dit niet de makkelijkste om zelf te maken. Met Studio Management kan je meerdere handtekeningen instellen en ook je handtekening in HTML inzetten. Omdat al je mails vanuit het CRM verstuurd worden, wordt je handtekening automatisch aan elke mail toegevoegd. Geen gedoe meer met het apart instellen per apparaat of mailprogramma.
Daarnaast kan je in Studio Management je handtekening combineren met emailtemplates. Stel een kennismakingsmail op, voeg je handtekening toe en verstuur het in een paar klikken. Zo bespaar je enorm veel tijd en kom je altijd professioneel over.
Probeer Studio Management vrijblijvend 30 dagen en ontdek net als andere honderden professionele fotografen de kracht van Studio Management!