PEPPOL verplicht in België: wat betekent dit als fotograaf?
Sinds 1 januari 2026 is het zover. Alle Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten hun B2B-facturen via PEPPOL versturen en ontvangen. Geen PDF bestanden meer via mail. Geen factuur als bijlage, maar een factuur verstuurd via het PEPPOL-netwerk.
In dit artikel leggen we uit wat PEPPOL is, of het voor jou als Belgische fotograaf geldt, en wat je concreet moet regelen.
Wat is PEPPOL precies?
PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het idee erachter is redelijk simpel: het is een internationaal netwerk waarmee bedrijven facturen direct van software naar software versturen. Geen e-mail, geen PDF of post.
Vergelijk het met iDEAL. Dat is een standaard waarmee je veilig online betaalt, ongeacht bij welke bank je zit. PEPPOL doet hetzelfde, maar dan voor de facturen. Jouw facturatiesoftware verstuurt de factuur in een standaardformaat (UBL) via het PEPPOL-netwerk. De software van je klant ontvangt en verwerkt die weer automatisch.
Het vervangt het factuurmailtje met een PDF-bijlage.
Wat is er veranderd sinds 1 januari 2026 voor de Belgische ondernemers?
De Belgische overheid heeft in februari 2024 de wet aangepast. Sinds 1 januari 2026 zijn alle Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht om B2B-facturen als gestructureerde elektronische factuur te versturen en te ontvangen via PEPPOL.
Concreet betekent dit:
- Een PDF-factuur via mail is niet meer rechtsgeldig voor B2B transacties
- Facturen moeten in UBL-formaat verstuurd worden via het PEPPOL-netwerk
- Beide partijen: verzender en ontvanger moeten aangesloten zijn
De eerste drie maanden van 2026 gold er een tolerantieperiode. De FOD Financiën legde geen sancties op, zolang je kon aantonen dat je bezig was met de overstap. Die periode is inmiddels voorbij. Sinds april 2026 wordt er gehandhaafd.
Wil je meer weten over hoe je als fotograaf je facturen snel aanmaakt en verstuurt? Daar schreven we eerder over.
Geldt dit ook voor fotografen?
Jazeker! Er is geen uitzondering op basis van grootte of sector waar je in zit. Of je nu een groot fotobedrijf runt of als zelfstandige vanuit huis werkt, als je btw-plichtig bent en factureert aan andere bedrijven, dan moet je via PEPPOL factureren.
Als fotograaf heb je waarschijnlijk een mix van klanten:
B2B-facturen (aan bedrijven): bijvoorbeeld voor een bedrijfsevenement, productfotografie of een shoot voor een brand. Deze facturen moet je via PEPPOL versturen.
B2C-facturen (aan particulieren): denk aan trouwfotografie, familieportretten, newbornshoots. Deze facturen hoef je niet via PEPPOL te versturen.
Ook als je vooral B2C werkt, moet je wel PEPPOL-facturen kunnen ontvangen. Want je albumleverancier, je softwareproviders etc... die sturen hun facturen voortaan via PEPPOL naar jou.
In Studio Management kun je zowel PEPPOL-facturen versturen als ontvangen. Het is beschikbaar als feature en je kunt het aanvragen na je proefperiode.
Ben je btw-plichtig en factureer je aan Belgische bedrijven? Dan moet je via PEPPOL.
Wat heb je nodig om PEPPOL-facturen te versturen?
Minder dan je denkt. In de praktijk heb je twee dingen nodig:
1. Software die PEPPOL ondersteunt
Je facturatiesoftware moet verbonden zijn met een zogeheten Peppol Access Point. Dat is een gecertificeerde dienst die jouw facturen via het PEPPOL-netwerk verstuurt. De meeste moderne facturatiepakketten regelen dit voor je. Zo hoef je niet zelf een UBL-bestand op te stellen, je maakt gewoon een factuur aan zoals je gewend bent en de software doet de rest.
In Studio Management is PEPPOL ingebouwd. Je kunt het aanvragen na je proefperiode en vervolgens rechtstreeks vanuit het systeem je PEPPOL-facturen versturen én ontvangen zonder extra software of losse tools.
2. Je Peppol ID
Elk bedrijf op het PEPPOL-netwerk heeft een uniek ID. Voor Belgische ondernemingen is dat: 0208 gevolgd door je 10-cijferig btw-nummer. Stel, je btw-nummer is BE0123456789, dan is je Peppol ID: 0208:0123456789. Je hoeft dit niet apart aan te vragen - je software regelt dit bij de registratie.
En de inkomende facturen dan?
PEPPOL gaat niet alleen over facturen versturen. Je moet ook facturen kunnen ontvangen via PEPPOL.
Je albumleveranciers tot je softwareabonnementen zijn ook verplicht om via PEPPOL te factureren. Die facturen komen digitaal binnen in je systeem. Geen losse mails meer met PDF-bijlagen die je moet downloaden en ergens opslaan.
Dit is een groot voordeel. Want al die inkomende facturen staan direct in je administratie. Geen papieren meer "scannen", geen bestanden meer uploaden. Het staat er gelijk in je uitgaves gedeelte. Zeker als je al je software onder één dak hebt, wordt dat een stuk overzichtelijker.
Wat als je nog niet in orde bent?
De tolerantieperiode is voorbij. Sinds april 2026 kan de FOD Financiën boetes opleggen:
- Eerste overtreding: €1.500
- Tweede overtreding (binnen 3 maanden): €3.000
- Herhaalde overtreding: €5.000
Tussen twee overtredingen zit een gratieperiode van drie maanden. Maar let op: de fiscus hoeft geen waarschuwing te geven. Ze kunnen direct beboeten bij vaststelling.
De Belgische overheid stimuleert de overstap met een verhoogde kostenaftrek van 120% op je e-facturatie software en advieskosten. Dit geldt nog tot en met 31 december 2027. Je abonnement op facturatiesoftware die PEPPOL ondersteunt is dus niet alleen noodzakelijk, maar ook fiscaal voordelig. Benieuwd hoe een CRM je geld kan besparen? Dat telt nu dubbel.
Nog niet begonnen? Begin vandaag. Het kost je minder tijd dan je denkt. De meeste facturatiesoftware inclusief Studio Management regelt de technische kant voor je. Je hoeft zelf geen UBL-bestanden te maken of Peppol Access Points op te zetten.
Wil je ontdekken hoe Studio Management je helpt met PEPPOL-facturatie? Probeer het 30 dagen gratis en vraag daarna bij ons per mail PEPPOL aan. Je bent sneller in orde dan je denkt.